Традиционно фонд пользования территориально находится в помещении архива и доступ к нему возможен только при непосредственном контакте. Это создает определенные ограничения в использовании архивных документов. Цифровые и сетевые технологии дают возможность создания удаленного фонда пользования.
Под удаленным фондом пользования (УФП) будем понимать фонд пользования, размещенный в сети Интернет и состоящий из массива цифровых копий, электронного каталога и управляющей программы.
Электронный каталог является поисковым аппаратом к массиву цифровых копий архивных документов и позволяет осуществить многоаспектный информационный поиск.
Управляющая программа обеспечивает взаимодействие электронного каталога и массива цифровых копий, визуализацию цифровых копий.
Создание архивом удаленного фонда пользования в сети Интернет позволит решить следующие задачи:
- Предоставление документов архива максимально широкому кругу исследователей.
- Регулярное и оперативное введение в научный оборот неизвестных или неиспользованных исследователями документов.
- Упрощение и ускорение процедуры поиска документов.
- Предоставление услуг по поиску и работе с документами архива пользователям, находящимся на значительном расстоянии от архива.
- Одновременная работа с электронным документом практически неограниченного числа пользователей, что позволяет удовлетворить запросы наибольшего числа посетителей за наименее короткий срок.
В перспективе на основе удаленных фондов пользования возможно образование единого информационного пространства документальных ресурсов архивов.
В настоящее время технология взаимодействия потребителя и архива строится на принципе непосредственного нахождения потребителя в помещении архива. При работе с электронными каталогами, размещенными на сайте архива, этот принцип соблюдается в полной мере. Потребитель может получить цифровую копию документа, найденного в электронном каталоге на сайте архива, только при личной явке в архив и только после финансовой компенсации затрат архива на подготовку копий отобранных документов. При сложившейся технологии взаимодействия потребителя с архивом существует определенная задержка в получении копий архивных документов, в том числе и цифровых копий.
Электронный каталог, размещенный в сети Интернет, является базой к созданию в последующем удаленного фонда пользования. Несмотря на то, что он практически идентичен традиционному каталогу, тем не менее этот каталог, представляет определенный интерес в рамках рассматриваемой проблемы, обусловленный его специфическими особенностями. Например, в географическом удалении потребителя от документов.
Проведенный анализ позволяет сделать вывод о том, что электронный каталог может быть основой создания удаленного фонда пользования в силу определенной технологической простоты реализации и относительно низких финансовых затрат на разработку и эксплуатацию.
Проблема создания удаленного фонда пользования на основе сети Интернет практически не затронута в отечественном и зарубежном архивоведении. Существующие публикации посвящены решению смежных задач или затрагивают данный вопрос с юридической точки зрения использования архивных документов в сети Интернет. Поэтому представляется интересным и необходимым рассмотреть круг вопросов, связанных с процессом создания удаленного фонда пользования: условия и ресурсы необходимые для его создания, концептуальные и методологические вопросы.
Анализ решения задач стоящих перед УФП позволяет определить его структуру:
- Электронный каталог.
- Массив цифровых копий документов.
- Система обработки заказов пользователей.
- Управляющая процедура (УП), связывающая вышеуказанные компоненты в единую систему.
Электронный каталог создается как база данных с многоаспектным поиском. Одним из внутренних атрибутов базы данных является атрибут ссылок от описаний документов к массиву цифровых копий документов.
Задача формирования массива цифровых копий документов является наиболее трудоемкой и затратной. Анализ возможностей современных информационных технологий и их сопоставление с техническими и финансовыми возможностями архивов позволяет разработать последовательность оцифровки различных видов архивных документов.
Возможно представление видео и кинодокументов в виде стоп-кадров, которые характеризуют семантически значимые элементы. Другой подход заключается в использовании технологии потокового кино.
Специфика цифрового копирования и создания массива цифровых копий для УФП заключается, во-первых, в низком разрешении для цифровых копий фотодокументов и графических материалов, и, во-вторых, в применении специальных средств защиты от несанкционированного использования цифровых копий фоно и видеодокументов.
Так как многие архивы ведут базы данных описаний документов, то содержание баз данных можно использовать для конвертирования в электронный каталог УФП.
Работы РГАНТД и кафедры "Электронных архивов, документов и технологий" показывают перспективность рассмотренного направления для архивной науки и практики.
