Последние несколько лет отмечены постоянным ростом внедряемого в практику делопроизводства качественно нового инструментария работы с документами в организациях - систем электронного документооборота (в литературе встречаются и другие названия для данного класса систем). Изучение их возможностей и особенностей является важной задачей не только с точки зрения внедрения в учебный процесс Историко-архивного института, но с позиций изучения источниковедческих особенностей документов, создаваемых и функционирующих внутри подобных систем. Отдельной практически значимой исследовательской проблемой является также изучение проблем организации приёма комплексов документов из этих систем, либо систем в целом, на архивное хранение.
С целью выяснения сущностных особенностей опишем возможные подходы к классификации систем электронного документооборота. С точки зрения технологий работы с документами прежде всего выделяются т.н. электронные архивы (ЭА). Среди них, в свою очередь, можно выделить системы с развитыми средствами полнотекстового поиска, которые обеспечивают нечеткий поиск (по размытым критериям), смысловой поиск и т. д., то есть, поисковоориентированные системы. И второй подкласс ЭА - системы, ориентированные на эффективную организацию хранения электронных документов, реализующие т.н. HSM (High Storage Management) подход. Эти системы обеспечивают поддержку широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. п. устройств. К такого рода системам относится, например, система 1С Архив.
Свои специфические особенности имеют т.н. системы workflow (WF), которые рассчитаны на обеспечение движения работ (объектов) по заранее задаваемым маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться (например, на документе появляется резолюция начальника), поэтому его называют общим словом "работа" (work). Эти системы называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина пока нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы в принципе являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы (на практике всё чаще используется модные сейчас термин бизнес-процессы), для которых заранее известны и могут быть формализованы и прописаны все этапы (например, алгоритм приёма сотрудника на работу и прохождения им вступительного адаптационного курса и испытательного срока в компании). На российском рынке наиболее распространена система OptimaWorkflow.
В отдельный класс можно выделить системы, ориентированные на поддержку совместной работы сотрудников (collaboration). Это новое веяние, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, ориентированные на т.н. западный стиль организации работы с документами, нацелены на использование горизонтальных связей и не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Данные системы создаются с целью обеспечения совместной работы сотрудников, находящихся в различных офисах компании, и сохранения создаваемых ими документов. Популярной стала реализация данных систем в концепции т.н. "порталов" - образовательного портала фирмы и пр. Подобного рода системы предоставляют также сервисы хранения и публикации документов во внутренней информационной среде компании, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч и проведения служебных совещаний (как реальных, так и виртуальных). В практике организации электронного делопроизводства встречаются, как правило, две конкурирующие платформы - Lotes Notes и Microsoft Exchange. Возможно также создание систем, в какой-то степени реализующих все три вышеописанных подхода - т.н. комбинированных систем.
На основе систем электронного документооборота и с их использованием строятся системы управления бизнес-процессами. Кратко перечислим основные их типы. Исторически первыми возникли т.н. системы MRP - Material Requirements Planning - системы учёта поставки материалов и комплектующих в производственный процесс. После дополнения денежной (стоимостной) составляющей данные системы трансформировались в системы более общего уровня - т.н. ERP - Enterprise Requirements Planning - системы планирования коммерческой деятельности предприятия. На основе данного класса систем строится т.н. управленческий учёт, то есть рассчитываются реальные показатели деятельности фирмы - операционный результат, прибыль и т.п. К специфическому классу систем, решающих т.н. транспортные задачи относятся SCM - Supply Shain Management - или системы управления логистикой поставок.
При организации обслуживания клиентов в последнее время всё чаще используются CRM - Custom Relationship Management - системы управления отношениями с клиентами. Оптимизировать и стимулировать работу сотрудников и подразделений компании призваны системы BSC - Balanced Scorecard - системы сбалансированных показателей.
Каждая из указанных систем использует весьма специфические виды информации - к примеру, в CRM системах документируется, архивируется и хранится вся история взаимоотношений с клиентом, а также вся возможная информация о нём, включая личные данные на него и на родственников. В зависимости от задач система в состоянии генерировать в бумажной форме массивы писем, осуществляя т.н. direct-mail рассылку с предложениями новых услуг, товаров, поздравлениями с личными праздниками и т.д.
Данные системы в чистом виде представляют из себя скорее своеобразный конструктор, содержащий инструментарий для создания документов, определения маршрутов их движения, операций над ними и автоматизированных рабочих мест отдельных сотрудников в соответствии со спецификой решаемых ими задач. Для специалиста, занимающегося внедрением такого рода систем, очень важно знать их возможности и особенности и уметь формализовать специфику документооборота в конкретной организации, т.е. грамотно поставить задачи разработчику.
Таким образом, за последние несколько лет инструментарий специалиста в области документационного обеспечения существенно расширился и усложнился и далеко не ограничивается пакетом Microsoft Office. Современные системы электронного документооборота не только полностью выполняют его, документооборота, традиционные функции, существенно сберегая время сотрудников и ресурсы организации, но и реализуют новые, ранее недоступные возможности. Например, контекстный поиск в генеральной совокупности документов, либо отслеживание версий документа с сохранением всех их в одном источнике. Наряду с традиционными определениями документами, вводятся в оборот новые понятия - например, поток работ.
При возможной передаче на архивное хранение встаёт проблема обеспечения хранения не только собственно документов, но и описания маршрутов их движения, специфических атрибутов (например, ЭЦП). Необходимо сохранение конфигурации систем, возможно даже версий программного обеспечения, на котором данные системы создавались. И, в целом, овладение данным инструментарием - задача непростая, однако она позволяет существенно повысить рыночную стоимость выпускаемых специалистов, связать обучение технологиям документооборота с реальными потребностями и запросами организаций.
