Документы Архивного фонда Российской Федерации подлежат государственному учету в соответствии с законодательством РФ, в том числе Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации". Ведение государственного учета документов Архивного фонда РФ возложено на Федеральное архивное агентство (Росархив) и регулируется Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Регламент определят ведение государственного учета в традиционном виде путем составления в архивах карточек с описаниями документов на уровне фонда, паспортов архивов (или структурных подразделений, выполняющих функции архивов) по установленной форме и передаче их в органы управления архивным делом для составления сводных паспортов и включения карточек в фондовые каталоги. В конечном итоге в Росархиве составляется сводный паспорт на документы Архивного фонда РФ, а карточки фондов включаются в Центральный фондовый каталог (ЦФК) Росархива. К середине 90-х годов каталог насчитывал около 2-х млн. карточек на 800 тыс. фондов, в нем отсутствовали указатели для поиска фондов, т.е. каталог не соответствовал своему назначению.
В начале 80-х была предпринята попытка автоматизировать ЦФК путем ввода информации карточек в ЕС-1022, однако эта работа не привела к желаемому результату.
Активная автоматизация системы госучета на новой методической и программно-аппаратной основе началась в 1997 г. созданием программного обеспечения для всех звеньев системы учета, которое предоставлялось архивам безвозмездно.
Автоматизированная система госучета организационно в основном повторяет традиционную. Архивы заполняют БД "Архивный фонд" описаниями фондов и формируют паспорта архивов практически в автоматизированном режиме. Копия данных отправляется в орган управления архивным делом субъекта РФ, где описания сливаются в один массив в программном комплексе "Фондовый каталог", и в нем же формируется сводный паспорт архивов субъекта РФ. Затем эти данные направляются в Росархив, где в программном комплексе "Центральный фондовый каталог" образуются сводные сведения по России. Федеральные архивы направляют свои массивы непосредственно в Росархив. Процедура повторяется каждый год.
Эта организация работ закреплена во Временном порядке автоматизированного государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденного Росархивом в 2000 г. Во Временном порядке также определены показатели учета, которые должны быть внесены в БД в обязательном порядке. Те архивы, которые заполнили "обязательные" поля в БД на все фонды, имеющиеся в наличии, освобождаются от представления сведений в карточном виде.
Программное обеспечение совершенствовалось, в него добавлялись также функции по автоматизации формирования всех видов научно-справочного аппарата к документам архива и др. Сейчас функционируют третьи версии программного обеспечения.
Автоматизированная система ежегодно расширяется, охватывает все большее число архивов, увеличивается информационный ресурс. В настоящее время заполняют БД "Архивный фонд" 14 федеральных архивов, 142 государственных архива субъектов РФ, 573 муниципальных архива. Несмотря на большое число работающих в системе архивов, их количество остается недостаточным. Автоматизированный учет ведут 100% федеральных архивов (в которых есть пофондовая организация документов), 67% госархивов субъектов РФ (из общего их числа 211), 24% муниципальных архивов (из 2400).
Основная причина такой ситуации - нехватка компьютерной техники. Всего по отрасли на 2 627 архивов имеется 4 032 компьютера, из которых 454 - устаревших моделей (PC386 и 486). К тому же техника распределена крайне неравномерно: например, в архивах Москвы - 190 машин, в Ленинградской области -125 компьютеров, а в архивах ряда субъектов РФ компьютеров нет. Более детально об оснащенности архивов разных уровней свидетельствует среднее количество компьютеров на один архив. Для федеральных архивов этот показатель составляет 22,8, для госархивов субъектов РФ - 11.1, для муниципальных архивов - 0,5. Цифра по федеральным архивам самая внушительная, но более точно о недостаточной компьютерной оснащенности говорит число машин на десять сотрудников. По федеральным архивам это число колеблется от 1,7 (Российский государственный архив военно-морского флота) до 4,5 (Российский государственный архив социально-политической истории и Российский государственный архив литературы и искусства) и 4,6 (Российский государственный исторический архив). В среднем по этой группе архивов количество компьютеров на 10 сотрудников составляет 3,3.
БД "Фондовый каталог" ведется в 33-х органов управления субъектов РФ, хотя система автоматизированного учета функционирует в 61 субъекте РФ. Это является следствием того, что органы управления архивным делом, как правило, слабее, чем государственные архивы, укомплектованы компьютерной техникой и имеют маленький штат сотрудников.
Происходит последовательное увеличение объемов введенной информации. В этом отношении также лидерами являются федеральные архивы - их совокупный информационный ресурс составляет на 01.01.2004 67,6 тыс. фондов, в БД "Архивный фонд" введены описания 53,8 тыс. фондов, т.е. 79,5%. В госархивах субъектов РФ хранятся 466,9 тыс. фондов, введены описания 265,6 тыс., т.е. 56,9%. По муниципальным архивам соответствующие цифры: 304,9 тыс., 60,7 тыс. описаний, 19,9%. В целом Архивный фонд РФ содержит 839,4 тыс. фондов, введены в архивах отрасли описания 380,1 тыс., что составляет 45,3%. Таким образом, слабым звеном в количественном росте информационных ресурсов автоматизированной системы госучета являются муниципальные архивы.
В течение последних лет Росархив постоянно выделяет средства на приобретение компьютерной техники для архивов. Вначале в центре внимания были федеральные архивы, затем - госархивы субъектов РФ, в последние два года даются средства на оснащение муниципальных архивов на паритетных началах с субъектами РФ, однако темпы и объемы увеличения компьютерного парка остаются недостаточными.
Росархив оказывает архивистам консультационную помощь в налаживании автоматизированного учета, исправляет ошибки в заполнении БД (и пересылает исправленные массивы в архивы, контролирует своевременность присылки массивов, ежегодно рассматривает на коллегии ход работ по автоматизированному государственному учету.
Пути развития системы автоматизированного учета не ограничиваются наращиванием информационного ресурса архивной отрасли.
Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ предусматривается участие государственных музеев и библиотек. Существуют соответствующие методические документы: Правила работы музеев по учету и организации хранения письменных документов Государственного архивного фонда СССР (1990) и Правила учета документов ГАФ СССР, постоянно хранящихся в фондах библиотек системы Министерства культуры СССР (1991), вышедшие под грифом Министерства культуры СССР и Главного архивного управления при Кабинете министров СССР. Была разработана Инструкция по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации), утвержденная совместным приказом Министерства культуры РФ и Федеральной архивной службы России в 2000 г. В соответствии с этим же приказом в октябре 2000 г. был проведен отделом обеспечения сохранности и государственного учета совместно с департаментом культурного наследия Минкультуры рабочий семинар для специалистов федеральных музеев и библиотек. Основные положения учета документов Архивного фонда РФ включены в проект новой Инструкции по учету и хранению предметов музейного фонда, работу над которым завершает Федеральное агентство по культуре и кинематографии.
Состояние государственного централизованного учета документов Архивного фонда, хранящихся в музеях и библиотеках, нельзя признать удовлетворительным. Из 60 федеральных музеев паспорта архивохранилищ по состоянию на 01.01.2004 прислали 14 музеев. Соответствующий паспорт не прислала ни одна из 8 федеральных библиотек. Сводные паспорта по региональным музеям и библиотекам не прислали 19 субъектов РФ. По этой причине неизвестен объем документов, хранящихся в музеях и библиотеках.
Также предстоит большая работа по внедрению автоматизированного учета в архивах РАН, ряде ведомственных архивов, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда РФ.
