С началом Перестройки одними из первых пострадали архивы. Отношение новых владельцев собственности (промышленных предприятий, банков, организаций) как к старым, так и к новым документам было предсказуемым: документ важен до момента его исполнения, после - это бесполезный, а может даже опасный свидетель. Важность организации делопроизводства, создания архивов понимали немногие.
Постепенно ситуация изменилась. В связи с укреплением государственной власти, отходом от "дикого" капитализма, документ стал играть более значимую роль. Он стал аргументом в суде, необходимым инструментом в общении с налоговыми структурами. Существующая законодательная база регламентирует порядок создания, оформления и частично хранения документов коммерческих организаций. Например, Гражданский кодекс РФ закрепляет правила оформления сделок, гражданско-правовых договоров, содержит требования к учредительным документам юридических лиц. Федеральный закон "Об акционерных обществах" № 208-ФЗ определяет состав основных документов акционерных обществ. Закон "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" определяет перечень документов предоставляемых в органы государственной власти при создании, реорганизации и ликвидации организации.
Ряд законодательных актов устанавливает сроки хранения документов коммерческих организаций. Так, Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.03 №03-33/пс утвердило Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Постановление Правительства №225 от 16.04.03 установило сроки хранения трудовых книжек. Росархивом был разработан Перечень документов образующихся в деятельности кредитных учреждений с указанием сроков хранения (к сожалению, его действие в настоящий момент приостановлено).
У государства появилась озабоченность судьбой документов банкротящихся организаций. "Положение о порядке работы с документами, образовавшимися в деятельности кредитных организаций в случае их ликвидации", утв. Постановлением Росархива № 67 и Закон "О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций" № 40-ФЗ может служить тому примером. Есть достижения и на региональном уровне - были созданы архивы кадровой документации административных округов г. Москвы на основании постановления Правительства Москвы от 1 февраля 2000 г. № 81 "О создании архивов административных округов". Эти архивы комплектуются документами по личному составу и документами по основной деятельности временного срока хранения ликвидированных организаций в случае отсутствия у них правопреемника и вышестоящего по подчиненности органа различных форм собственности
Понимание необходимости ведения организованной работы с документами проявляется и во все более широком применении негосударственными организациями систем автоматизации документооборота. В настоящее время рынок этих систем достаточно широк, он представлен целым рядом продуктов, таких как "Евфрат-документооборот" компании Cognitive Technologies Ltd, "Дело" компании ЭОС, "Гран-док" компании Гранит-Центр.
Наиболее привлекательными являются системы автоматизации документооборота работающие с полнотекстовыми документами, как, например, "Дело". В данной системе документ проходит все делопроизводственные процедуры в электронном виде - составление, редактирование, для поступившего в организацию документа - регистрация, наложение резолюции, назначение исполнителя и т.д. Все эти операции сохраняются в системе. При отлаженной системе электронного документооборота, документ распечатывается только один раз - для его подписания руководителем.
Растущий интерес к сохранению документов показывает и рост спроса на отдельные автоматизированные системы архивного хранения. В настоящее время системы электронных архивов проектируют такие организации как ВНИИДАД, Ланит, ЭОС, Электронные архивы.
Определенной проблемой для архивного хранения электронных документов может стать новый Закон об архивном деле РФ. В нем "документ" определяется как "носитель с закрепленной на нем информацией". Все это, естественно, сложно применить к электронному документу т.к. так как для него характерна постоянная миграция с носителя на носитель. При этом Федеральный закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" трактует понятие "документ" как - "зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".
Нормативные требования по экспертизе ценности электронных документов и комплектованию ими архивов, применимые и к коммерческим организациям в нашей стране существуют уже несколько лет. "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" 2002г. устанавливают срок временного хранения документов на машинных носителях в течение 5 лет и уделяют внимание отбору электронных документов на архивное хранение и их передаче в архив организации и предлагают унифицированные формы для их учета. "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения"(2000) и "Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения"(2002) определяют, что срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Важным является то, что активное применение систем электронного документооборота создает условия для сохранения бизнес-архивов организаций, а значит и истории микроуровневой экономики в долговременной перспективе.
