В условиях рыночной экономики финансовые отношения охватывают все жизненно важные сферы деятельности российского общества. В этой связи финансовая документация, отражающая процессы образования и использования фондов денежных средств, на макро и микроэкономическом уровне, имеет важную социальную значимость и представляет существенную ценность как источник ретроспективной информации.
На современном этапе в России в условиях становления экономики свободного рынка и выбора модели дальнейшего развития вопросы организации хранения и использования финансовой документации приобретают существенную значимость. В настоящее время архивы организаций и учреждений, в деятельности которых систематически создаются и откладываются в большом объеме массивы экономической документации стоят перед задачей создания необходимых условий ее сохранения. В этой ситуации на первое место выдвигается ряд проблем научно-исследовательского и практического плана, разрешение которых должно способствовать оптимизации основных направлений деятельности архивов, хранящих финансовую документацию.
Говоря об актуальности данной проблематики, важно исходить из того, что изучение финансовой документации как особого комплекса документов в рамках деятельности учреждения или организации в историческом аспекте в отечественной литературе не проводилось. В связи с этим, первоочередное значение приобретает разработка понятийного аппарата для проведения научных исследований финансовой документации. Работа в данном направлении обеспечит возможность всестороннего изучения современных массивов финансовой документации на научной основе с междисциплинарных позиций.
Особое место следует отвести изучению комплекса архивоведческих вопросов, непосредственно связанных с организацией хранения финансовой документации на всех этапах ее создания и функционирования. Они имеют важное самостоятельное значение. Речь идет о разработке в пределах данной проблемы вопросов классификации на уровне архива организации и на уровне государственного хранения. Кроме того, необходимо поставить на научную основу вопросы методического обеспечения комплектования архивов этими документами, создания оптимальной системы НСА, унификации существующей практики учета этих документов, применительно к финансовой документации.
В настоящее время эти направления деятельности в большинстве архивов, независимо от ранга и назначения, находятся на начальном уровне. При этом важно иметь в виду, что финансовая документация циркулирует на всех уровнях жизнедеятельности общества. Она образуется как в процессе осуществления своих функций специализированными финансовыми организациями, для которых образование и использование денежных фондов - основной род деятельности, так и любыми неспециализированными организациями.
Выделение данной проблемы вызвано тем, что в последние годы имеет место недооценка научного и практического значения финансовой документации как исторического источника и объекта архивного хранения. В этой ситуации специальное обращение к данному вопросу предоставит возможность планомерного и всестороннего изучения состава и содержания современных массивов финансовой документации. Перспективность такого рода исследований определяется возможностью получения целостного представления о многоаспектных экономических процессах и явлениях, имевших место в тот или иной исторический период. Не исключена возможность, что проблема определения долговременных тенденций и закономерностей образования и эволюции комплекса финансовой документации в историческом аспекте станет одной из актуальных в изучении современного документооборота в деятельности учреждений независимо от форм собственности.
Остановимся еще на одном существенно важном вопросе, касающемся необходимости стандартизации финансовой документации в целях унификации действующих на практике ее видов и разновидностей. Следует иметь в виду, что процесс внедрения действующих в настоящее время унифицированных систем документации вызывает объективные трудности, прежде всего, в отношении к негосударственным организациям. С одной стороны, новые формы финансовой деятельности требуют разработки специальных форм документов, с другой, - получившие широкое распространение компьютерные программы подготовки документов, имеют комплекты шаблонов, не привязанных к отечественным нормативам. Систематическое проведение работы в данном направлении должно обеспечить устойчивость системы финансовой документации и способствовать выполнению ей своего основного назначения, а именно - эффективного обеспечения процессов образования и использования фондов денежных средств хозяйствующими субъектами.
Обратим внимание также на важнейшее значение, которое имеет научно обоснованный подход к вопросам изучения состава и содержания финансовой документации. Его суть состоит в раскрытии содержательных характеристик финансовой документации, реальных возможностей ее использования в научных и прикладных исследованиях, что позволит в результате создать цельное представление об оптимальной источниковой базе, которой располагает архив учреждения или организации. Исследования последних лет показывают, что изменения состава и содержания структуры системы финансовой документации в рамках различных исторических периодов происходят в связи с изменением комбинаций определенных системообразующих факторов, определяющих направление эволюции данной документационной системы. Это, в свою очередь, ставит на повестку дня вопрос о выявлении этих факторов, и определении характера их воздействия на финансовую документацию. Работа в указанном направлении должна проводиться с учетом того, что реальные документационные системы образуются в рамках документационного обеспечения той или иной общественной функции (финансовых отношений). В этом случае факторы эволюции финансовой документации могут быть выявлены в рамках изучения трансформаций финансового сектора экономики России в течение определенного периода, а также системы учреждений, для которых образование и использование фондов денежных средств являлось основным родом деятельности.
Следующее самостоятельное направление исследования финансовой документации тесно связано с проблемой ее мониторинга. Данная документационная система не только отражает реальные экономические процессы, но и служит ключом к их адекватной трактовке в научных исследованиях, а также выступает как источник финансовой информации, необходимой для организации текущего и перспективного планирования экономической деятельности, оценки ее эффективности, законности и др. Это, в свою очередь, требует специального рассмотрения вопросов повышения эффективности организации использования различных видов и разновидностей финансовой документации в управлении экономикой и научной сфере. Рассматривая эту проблему, важно иметь в виду, что совершенствование форм использования финансовой документации должно определяться интересами различных групп потребителей финансовой информации. К ним относятся государственные контролирующие органы, руководство учреждений и организаций-документообразователей, а также потенциальные и действительные клиенты, деловые партнеры и инвесторы.
На периферии исследований по-прежнему остается вопрос использования финансовой документации в научных публикациях. Такое положение вызвано с одной стороны довлением традиционного для советского периода взгляда на финансовую документацию как исключительно на государственный инструмент контроля и учета в экономике. С другой стороны, реальность современной экономики такова, что в силу несовершенства действующего законодательства хозяйствующие субъекты имеют возможность уничтожать, фальсифицировать, скрывать всю или большую часть финансовой информации о собственной деятельности. Наконец, инерционность общественного сознания препятствует утверждению взгляда на ретроспективную финансовую документацию как на социально значимый феномен, требующий глубокого научного изучения.
Таким образом, можно говорить о целой группе неисследованных проблем, каждая из которых отличается своеобразием и особой значимостью. Следует обратить внимание на то, что неизученность данной проблематики объясняется рядом объективных и субъективных причин, носящих актуальный характер:
- традиционным отношением к финансовой документации как к техническому и вспомогательному виду документов по отношению, например, к организационно-распорядительной документации, недооценкой ее информационной ценности и, в связи с этим, недостаточной заинтересованностью специалистов в конкретных результатах использования финансовой документации в исторических исследованиях;
- специфическими особенностями формы и содержания финансовой документации, затрудняющими ее изучение и применение в исторических исследованиях;
- отсутствием архивных справочников, способных предоставить исследователю полезную информацию о финансовых документах на уровне АФ РФ, группы архивов, одного архива и др.
